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Criando uma biblioteca

Sua empresa tem documentos em todos os lugares, contratos, políticas, relatórios, materiais de treinamento. Encontrar o que você precisa é difícil. Bibliotecas ajudam você a organizar coleções de documentos e conhecimento para que você possa usá-las em suas aplicações.

Bibliotecas agrupam coleções. Pense em uma biblioteca como uma pasta que contém coleções relacionadas. Você pode tornar bibliotecas privadas (apenas você e pessoas que você convida) ou públicas (todos na sua empresa podem vê-las).

Pré-requisitos

Você precisa ter uma conta Docana com permissões adequadas para criar bibliotecas. Fale com o administrador da sua organização caso não tenha acesso à seção Knowledge Libraries.

Tutorial em vídeo​

Criando uma biblioteca de conhecimento para organizar seus documentos

Etapa 1: Crie uma Nova Biblioteca​

  1. Acesse platform.docana.com e entre
  2. Clique em Knowledge Libraries na barra lateral
  3. Clique em New Library (canto superior direito)
Página Knowledge Libraries com botão New Library destacado
Página Knowledge Libraries com botão New Library destacado

Etapa 2: Preencha os Detalhes​

Preencha estes detalhes:

  1. Library Name: Escolha um nome que descreva para que a biblioteca serve (por exemplo, "Legal Documents", "HR Policies", "Product Documentation", "Training Materials").

  2. Private: Escolha se a biblioteca é privada ou pública:

    • Private (padrão): Apenas você e pessoas que você convida podem ver e usar esta biblioteca
    • Public: Todos na sua empresa podem ver e usar esta biblioteca
Diálogo Create Library mostrando campo Library Name e toggle Private
Diálogo Create Library mostrando campo Library Name e toggle Private

Clique em Save para finalizar.

Etapa 3: O Que Vem Depois​

Após criar sua biblioteca, você a verá na lista de bibliotecas:

Página Knowledge Libraries mostrando a biblioteca recém-criada com contagem de coleções
Página Knowledge Libraries mostrando a biblioteca recém-criada com contagem de coleções

Em sua biblioteca:

  • Adicione coleções para organizar documentos (veja Criando uma Coleção)
  • Envie documentos diretamente para coleções
  • Conecte fontes de dados externas (conectores)
  • Gerencie quem pode acessar sua biblioteca e coleções

Em toda a empresa:

Gerenciando Bibliotecas​

Na lista de Knowledge Libraries, você pode:

  • Abrir: Clique no nome de uma biblioteca para ver suas coleções e documentos
  • Editar: Clique no ícone de edição para alterar o nome da biblioteca ou configurações de privacidade
  • Excluir: Clique no ícone de exclusão para remover permanentemente
perigo

Excluir uma biblioteca remove todas as coleções e documentos dentro dela. Você não pode desfazer isso.

Boas Práticas​

  1. Use nomes claros: Escolha nomes que mostrem o que a biblioteca contém (ex: "Legal Documents", "HR Policies", "Product Documentation").

  2. Organize por tema: Crie bibliotecas separadas para diferentes tópicos ou departamentos. Isso mantém as coisas organizadas.

  3. Defina privacidade com cuidado: Use bibliotecas privadas para documentos sensíveis. Use bibliotecas públicas para documentos que todos precisam.

  4. Comece com coleções: Após criar uma biblioteca, adicione coleções para organizar seus documentos. Veja Criando uma Coleção.

  5. Limpe: Revise suas bibliotecas regularmente. Remova as que você não está usando.

Próximos Passos​